レポートやマニュアルの書き方・作り方

レポートやマニュアルを作るときは、まずマインドマップに内容を整理してから書き始める。最初にマインドマップに自分の伝えたい情報を落とし込む。そして、そのマインドマップを元に目次を作る。そして、最後に目次の各項目の記事を書くという手順で進めると、きちんと整理されて、内容のわかりやすい構成のレポートやマニュアルを作ることができる。

目次を作るときは、まず大きな章を作って、その並び順を考える。そして次に、各章の中により細かい項目を作っていく。人間は一度にあまりに多くの情報を伝えられると何も理解できず、ほとんどのことを忘れてしまうので、一つずつの記事が長くて、情報が多く入りすぎていると、けっきょく何も理解されないことが多い。だから各章の中の項目はできるだけ細かくわけるようにするといい。理想的には、一つの記事で、一つの情報を伝えるかたちがいい。

各項目の記事は、まず最初に伝えたい内容の概要を書いて、次にその説明を書き、最後にまとめを入れるという構成で書くのが、読み手にもっとも理解されやすい。

また、レポートやマニュアルを作るにあたって、十分な知識がない場合は、その分野の本を読んで勉強をして知識をつけよう。レポートやマニュアルを作る分野の本を10冊くらい読めば知識の上では十分なものが手に入る。

本を読むときには、注意すべきポイントがいくつかある。まず、すべての本を隅から隅まで読んでいては、時間がいくらあっても足りないので、目次を読んで、必要な部分だけを読むこと。次に、複数の本に共通して書かれていることを見つけること。複数の本に共通して書かれていることであれば、その情報が間違っている可能性は低いし、重要である可能性も高い。

レポートやマニュアルを作るときは、その時点で出せる力をすべて出し切ることが重要だ。人間は、情報を出せば出すほど新たに伝えたい情報が出てくるものなので、その時点での全力を出し切ったとしても、次から出す情報がなくなるということはない。出せば出すほど、新たに伝えたい情報が出てくるのだから、むしろその時点で出せるものをすべて出し切った方が、次から出せる方法の質が上っていく。

また、その時点で出せる力をすべて出し切ることが重要ではあるが、完璧を目指す必要はない。完璧を目指すことと全力を出すことは、同じではないのだ。そもそも客観的に完璧なものというのは存在しないし、完璧なものを作ったと思っても、それを達成すれば、その上のものが必ず見えてくるので、けっきょくそれは完璧ではない。完璧なものにはいつまでたっても到達できないのだから、それを目指していては、レポートやマニュアルをいつまでたっても完成させることができない。

その時点での全力を出し切ってレポートやマニュアルを作り上げたと思えたら、それでそのレポートやマニュアルは完成だ。全力を出し切ったことで新たに生まれてきたアイデアを今作っているレポートやマニュアル入れようとするといつまでたっても完成しないので、それは次に作るレポートやマニュアルに入れればいい。

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